De 10 mest almindelige fejl revisorer ser i regnskaber

Regnskaber skal give et klart og retvisende billede af en virksomheds økonomi, men selv små fejl kan skabe store problemer. Revisorer støder ofte på de samme udfordringer igen og igen, og nogle fejl kan have alvorlige konsekvenser for både skat, likviditet og beslutningstagning. Hos Finara udfører vi ikke selv revision, men vi matcher dig med en revisor, der kan hjælpe med at undgå disse faldgruber. I denne artikel gennemgår vi – med afsæt i erfaringer fra revisorer i vores netværk – de 10 mest almindelige fejl, der ses i regnskaber, så du kan undgå dem i din egen virksomhed. Ved at kende faldgruberne kan du sikre mere præcise tal, bedre overblik og et regnskab, der skaber tryghed frem for bekymring.

Manglende dokumentation og bilag

En af de mest almindelige fejl i regnskaber er manglende dokumentation og bilag. Uanset hvor grundigt regnskabet ellers er ført, bliver det hurtigt problematisk, hvis der ikke findes ordentlig dokumentation for de posteringer, der er lavet. Revisorers arbejde afhænger i høj grad af, at der kan fremvises konkrete beviser for hver transaktion – det kan være fakturaer, kvitteringer, kontrakter eller bankudtog. Uden disse bilag risikerer virksomheden ikke kun fejl i regnskabet, men også at stå over for skattemæssige udfordringer og i værste fald sanktioner.

Manglende bilag kan opstå af forskellige årsager. Nogle gange skyldes det simpel glemsel eller travlhed, andre gange mangler der systemer, der sikrer korrekt opbevaring og registrering. Uanset årsagen kan konsekvenserne være alvorlige, og derfor er det essentielt at have klare rutiner for håndtering af dokumentation.

En revisors gennemgang vil typisk starte med at kontrollere, om alle posteringer har tilhørende bilag. Dette kan afsløre flere typer fejl, for eksempel:

• Manglende kvitteringer for udlæg – når medarbejdere eller ledere ikke afleverer kvitteringer for udgifter, kan det skabe huller i regnskabet.

• Forkerte eller ufuldstændige fakturaer – en faktura uden korrekt dato, beløb eller modtager kan føre til fejl i både momsberegning og resultatopgørelse.

• Bankposteringer uden dokumentation – overførsler mellem konti eller betalinger uden dokumentation kan skabe tvivl om regnskabets nøjagtighed.

For virksomheder, der ikke har et digitalt arkiveringssystem, kan det hurtigt blive uoverskueligt at finde bilag, især når regnskabet skal laves månedligt eller årligt. Her kan digitale løsninger som skanning af kvitteringer, automatiske fakturaoverførsler og cloud-baserede bogføringssystemer være en stor hjælp. De sikrer, at dokumentationen altid er tilgængelig og let at fremvise til revisoren.

En anden vigtig faktor er interne rutiner. At have klare instrukser for, hvordan bilag skal indsamles, opbevares og registreres, mindsker risikoen for fejl markant. Eksempler på gode praksisser kan være:

• Alle kvitteringer scannes og uploades samme dag som udgiften afholdes.

• Fakturaer matches med betalinger i bogføringssystemet løbende.

• Periodiske gennemgange af dokumentationen for at sikre, at intet mangler.

• Ansvarlige personer udpeges til at følge op på manglende bilag.

Når manglende dokumentation opdages tidligt, kan revisor og virksomhed sammen rette op på fejlene, inden de får større konsekvenser. Det er ikke blot en administrativ detalje, men en central del af at sikre et pålideligt og korrekt regnskab. Virksomheder, der prioriterer dokumentation og bilag, oplever ofte både mindre stress i forbindelse med revisionen og en mere præcis økonomistyring til daglig.

Kort sagt: manglende dokumentation og bilag er en af de fejl, der hyppigst opstår i regnskaber, men som samtidig er relativt nemme at forebygge med de rette systemer og rutiner. Revisorens rolle bliver derfor ikke kun at opdage fejlene, men også at vejlede virksomheden i, hvordan håndteringen af bilag kan forbedres, så regnskabet altid er i orden.

Forkerte eller manglende periodiseringer

En anden hyppig fejl er forkert eller manglende periodisering. Periodisering handler om, at indtægter og udgifter bogføres i den periode, de rent faktisk vedrører – ikke nødvendigvis når pengene flyder ind eller ud af kontoen. Dette er afgørende for at give et retvisende billede af virksomhedens økonomiske situation, og det er netop her, mange fejl opstår. Manglende korrekt periodisering kan føre til misvisende resultatopgørelser, fejl i skatteberegningen og forkerte beslutninger baseret på økonomidata.

Periodiseringsfejl kan opstå af flere årsager. I nogle tilfælde skyldes det, at medarbejdere eller bogholdere ikke har fuldt overblik over, hvilke udgifter der hører til hvilken periode. I andre tilfælde mangler virksomheden klare retningslinjer for, hvordan periodisering skal håndteres, eller der bruges ikke et system, der understøtter korrekt periodisering. Resultatet kan være, at udgifter for en periode bogføres i en anden, eller at indtægter registreres for tidligt eller for sent.

Typiske situationer, hvor periodiseringsfejl opstår, inkluderer:

• Forskudte betalinger for varer eller tjenester – når en faktura betales i en anden måned, end den leverede ydelse hører til.

• Forudbetalte udgifter – udgifter betalt på forhånd, men som vedrører fremtidige perioder, skal fordeles korrekt.

• Indtægter fra abonnementer eller længerevarende kontrakter – indtægter skal fordeles over den periode, tjenesten leveres.

• Manglende korrektioner ved årsskiftet – posteringer, der skulle flyttes til næste regnskabsår, men bliver stående.

For at forebygge periodiseringsfejl er det vigtigt at have systemer og rutiner, der understøtter korrekt registrering. Det kan for eksempel være:

• Automatisk periodisering i bogføringssystemet, hvor indtægter og udgifter fordeles over flere perioder.

• Løbende opfølgning på udestående fakturaer og forudbetalinger.

• Årlige eller kvartalsvise gennemgange for at sikre korrekt periodisering.

• Ansvarlige medarbejdere, der sikrer, at alle aftaler og kontrakter registreres korrekt.

Revisorens rolle er afgørende, da en grundig gennemgang kan identificere periodiseringsfejl, der ellers overses. Ved at rette disse fejl sikrer man, at regnskabet giver et retvisende billede af økonomien, og at rapportering til skattemyndigheder og investorer er korrekt.

Periodisering handler ikke kun om compliance, men også om økonomisk indsigt. Når indtægter og udgifter er korrekt periodiseret, får virksomheden et mere præcist billede af likviditet, profitabilitet og performance. Det gør det lettere at træffe beslutninger baseret på faktiske forhold frem for misvisende tal.

Kort sagt: Forkerte eller manglende periodiseringer er en af de fejl, revisorer ofte opdager, men som med de rette systemer og rutiner kan undgås. En revisorgennemgang sikrer, at regnskabet afspejler virksomhedens reelle økonomi og forebygger økonomiske overraskelser.

Manglende eller fejlbehæftet dokumentation

En af de mest almindelige fejl er manglende eller fejlbehæftet dokumentation. Dokumentation er rygraden i et korrekt regnskab, da den sikrer, at hver post kan efterprøves, og at virksomheden kan redegøre for sine indtægter og udgifter over for revisor, skattemyndigheder og investorer. Uden ordentlig dokumentation bliver det svært at vurdere regnskabets pålidelighed, og det kan føre til alvorlige konsekvenser som fejlrapportering, skattemæssige problemer eller mistet tillid hos samarbejdspartnere.

Manglende dokumentation kan forekomme på mange måder. Det kan være, at kvitteringer, fakturaer eller kontrakter ikke bliver indsamlet eller gemt korrekt. Det kan også ske, at dokumenterne ikke indeholder nødvendige oplysninger (dato, beløb, leverandør eller formål). Endelig kan dokumentation være til stede, men ikke korrekt knyttet til bogføringen, hvilket skaber uoverensstemmelser og gør revisors arbejde vanskeligere.

Typiske situationer, hvor dokumentationsfejl opstår, inkluderer:

• Manglende fakturaer eller kvitteringer – udgifter uden dokumentation kan ikke bogføres korrekt.

• Fejl i fakturadetaljer – ukorrekt dato, beløb eller leverandør gør kontrollen vanskelig.

• Intern dokumentation uden formel struktur – fx notater eller e-mails, der ikke er officielt arkiveret.

• Forkert arkivering – dokumenter gemt forskellige steder eller under utydelige navne kan gå tabt.

For at undgå fejlbehæftet dokumentation er det vigtigt at implementere klare rutiner for håndtering og opbevaring. Det kan omfatte:

• Standardiserede procedurer for indsamling og registrering af fakturaer og kvitteringer.

• Digitalisering af dokumenter for sporbarhed og sikker opbevaring.

• Regelmæssig gennemgang, så alle bilag stemmer overens med bogføringen.

• Tydelig mærkning og kategorisering af interne notater, udgifter og andre dokumenter.

Revisorer gennemgår ikke kun tallene, men også de tilhørende dokumenter for at sikre, at alt kan efterprøves. Hvis dokumentationen er mangelfuld, vil revisor typisk bede om supplerende oplysninger eller foretage yderligere kontrolhandlinger.

Korrekt dokumentation handler ikke kun om compliance, men også om gennemsigtighed og tryghed i økonomien. Med ordentlig dokumentation kan virksomheden lettere analysere omkostninger, optimere processer og have fuld kontrol. Samtidig bliver revisors arbejde mere effektivt, da man undgår forsinkelser eller ekstraarbejde som følge af manglende bilag.

Kort sagt: Manglende eller fejlbehæftet dokumentation er en af de mest udbredte fejl, men kan forebygges med systematiske rutiner og korrekt arkivering. En revisors gennemgang sikrer, at dokumentationen er komplet og korrekt – og giver et pålideligt, retvisende regnskab.

At holde styr på dokumenter og sikre korrekt dokumentation lyder måske kedeligt, men det er faktisk hjørnestenen i et sundt regnskab. Når bilag, fakturaer og noter er på plads, bliver både revisionen og hverdagen i virksomheden langt lettere – og du undgår små og store overraskelser senere. Med et par enkle rutiner kan du sikre, at regnskabet er i orden, og at revisors arbejde glider problemfrit. Har du brug for hjælp, matcher Finara dig med op til tre revisorer – gratis og uforpligtende.